Sistemas de almacenamiento
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viernes, 29 de octubre de 2010
SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO
SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO
Almacenamiento en estanterías y estructuras consiste en situar los distintos tipos y formas de carga en estantes y estructuras alveolares de altura variable, sirviéndose para ello de equipos de manutención manual o mecánica.
• Se debe calcular la capacidad y resistencia, los materiales más pesados, voluminosos y tóxicos, se deben almacenar en la parte baja.
Existen distintos tipos de almacenamiento en estanterías y estructuras:
Almacenamiento Estático: sistemas en los que el dispositivo de almacenamiento y las cargas permanecen inmóviles durante todo el proceso.
Almacenamiento Móvil: sistemas en los que, si bien las cargas unitarias permanecen inmóviles sobre el dispositivo de almacenamiento, el conjunto de ambos experimenta movimiento durante todo el proceso.
En Apilamiento Ordenado: Tener en cuenta la resistencia estabilidad y facilidad de manipulación de embalaje. Se debe cubrir proteger el material cuando este lo requiera.
Almacenaje al piso: Se define como producto no paletizable aquel que por sus dimensiones y características físicas no hagan posible su apilamiento en un pallet de 1x 1.2 mts Una posición es un área de dimensiones 1 x 1 mts.
Sistemas De Bloques Apilados: Consiste en ir apilando las cargas unitarias en forma de bloques separados por pasillos con el fin de tener un acceso fácil a cada uno de ellos. Éste sistema se utiliza cuando la mercancía está paletizada y se recibe en grandes cantidades de distintas referencias. Se trata de una modalidad de almacenamiento que se puede usar en almacenes que tienen una altura limitada y donde el conjunto de existencias está compuesto por un número reducido de referencias o productos.
Ventajas
• Aprovechamiento óptimo de la superficie.
• Reducción del número de pasillos.
• Utilización de medios sencillos para la manutención.
• Inversiones pequeñas en material de almacenamiento.
Inconvenientes
• Dificultad para coger una sola referencia a la hora de preparar los lotes de salida.
• La valoración de existencias empleando el método Fifo, presenta serios problemas al no conocer cuál ha sido el artículo que ha entrado en primer lugar.
• Las expediciones constituidas por fracciones de cargas paletizadas presentan dificultades en el momento de prepararlas.
• Al colocar las cargas unas encima de otras, pueden ocasionar inestabilidad y aplastamiento de la mercancía.
Sistema Convencional: Consiste en almacenar productos combinando el empleo de mercancías paletizadas con artículos individuales. Es el sistema más empleado, ya que permite el acceso directo y unitario a cada paleta almacenada, y, además, puede adaptarse a cualquier tipo de carga en lo que se refiere a peso y volumen.
Ventajas
• Éste sistema se adapta con facilidad y permite una distribución lógica del espacio en el almacén.
• Su implantación es sencilla y se adapta sin inconvenientes a los programas de gestión informatizados.
• Se puede acceder sin dificultad a las distintas paletas localizándolas rápidamente y la mercancía se puede manipular sin tener que mover otra que no sea la deseada.
• Permite un control exhaustivo de las existencias siempre y cuando la mercancía esté clasificada y organizada. Se detecta rápidamente la existencia de roturas en el stock.
Inconvenientes
• La mercancía se almacena con paletas de una única medida, sin poder utilizar paletas con medidas distintas.
• No permite realizar la salida física utilizando el método Fifo.
• El volumen de la mercancía que se desea almacenar quedará limitado a los medios de transporte interno que se utilicen.
Sistema Compacto (Drive-In) Consiste en almacenar la mercancía en estanterías, con un mínimo de pasillos que permitan el paso de carretillas elevadoras entre los mismos.
• El almacenamiento compacto o de gran densidad permite una ocupación excelente tanto de la superficie como del volumen disponible del local
• Este sistema es el preferido para almacenar grandes cantidades de mercancía homogénea que no tiene gran rotación que afecta al mismo tiempo a todos los artículos.
Ventajas
• Aprovechamiento excelente del almacén. Se requiere una inversión menor en la construcción y energía necesaria en el local.
• La mercancía almacenada no sufre deterioros, ya que no se colocan una encima de otra y podemos aplicar el método Fifo.
• El ahorro de espacio en los pasillos es muy grande, ya que la manutención es mínima.
• Los costes elevados por las carretillas elevadoras, así como por el mantenimiento, se reducen considerablemente y el rendimiento es muy bueno.
Inconvenientes
• Existen bastantes limitaciones para establecer clasificaciones o fechas de caducidad y permite una sola referencia por pasillo.
• Las mercancías pueden perjudicarse cuando se manipulan dentro de las estanterías.
• Exige que los medios de transporte interno se adapten a las dimensiones y características de las estanterías y sólo admiten paletas de una única dimensión.
• Las operaciones de manutención suelen ser lentas y una vez establecido el sistema es muy difícil modificarlo.
•Imposibilidad de emplear de forma continúa la superficie del almacén.
Sistema Dinámico: Este sistema permite aplicar el método Fifo (consiste en dar salida por orden de entrada) con la mayor simplicidad posible, por lo que es muy apropiado para el almacenamiento de mercancías que requieren una rotación perfecta. Las estanterías utilizadas son estructuras metálicas compactas, que se incorporan en las diferentes alturas como unos caminos formados por rodillos que pueden tener una inclinación o bien estar dispuestas horizontalmente si se aplica automatización.
Sistema Móvil: Este sistema requiere estanterías convencionales instaladas en unas plataformas situadas sobre los carriles. Este tipo de estanterías permite el almacenamiento de mercancía muy heterogénea en lo que se refiere a dimensiones.
Ventajas
• Se accede fácilmente a la mercancía.
• Gran densidad de almacenamiento.
• Se reduce considerablemente el número de pasillo.
Inconvenientes
• Necesita suministro eléctrico para su movimiento, por lo que la conexión eléctrica debe encontrarse cerca del almacén.
• Requiere la realización de trabajos de infraestructuras para la implantación de las estanterías. Es un sistema rígido, lo que dificulta una posible modificación posterior
Almacenamiento en estanterías y estructuras consiste en situar los distintos tipos y formas de carga en estantes y estructuras alveolares de altura variable, sirviéndose para ello de equipos de manutención manual o mecánica.
• Se debe calcular la capacidad y resistencia, los materiales más pesados, voluminosos y tóxicos, se deben almacenar en la parte baja.
Existen distintos tipos de almacenamiento en estanterías y estructuras:
Almacenamiento Estático: sistemas en los que el dispositivo de almacenamiento y las cargas permanecen inmóviles durante todo el proceso.
Almacenamiento Móvil: sistemas en los que, si bien las cargas unitarias permanecen inmóviles sobre el dispositivo de almacenamiento, el conjunto de ambos experimenta movimiento durante todo el proceso.
En Apilamiento Ordenado: Tener en cuenta la resistencia estabilidad y facilidad de manipulación de embalaje. Se debe cubrir proteger el material cuando este lo requiera.
Almacenaje al piso: Se define como producto no paletizable aquel que por sus dimensiones y características físicas no hagan posible su apilamiento en un pallet de 1x 1.2 mts Una posición es un área de dimensiones 1 x 1 mts.
Sistemas De Bloques Apilados: Consiste en ir apilando las cargas unitarias en forma de bloques separados por pasillos con el fin de tener un acceso fácil a cada uno de ellos. Éste sistema se utiliza cuando la mercancía está paletizada y se recibe en grandes cantidades de distintas referencias. Se trata de una modalidad de almacenamiento que se puede usar en almacenes que tienen una altura limitada y donde el conjunto de existencias está compuesto por un número reducido de referencias o productos.
Ventajas
• Aprovechamiento óptimo de la superficie.
• Reducción del número de pasillos.
• Utilización de medios sencillos para la manutención.
• Inversiones pequeñas en material de almacenamiento.
Inconvenientes
• Dificultad para coger una sola referencia a la hora de preparar los lotes de salida.
• La valoración de existencias empleando el método Fifo, presenta serios problemas al no conocer cuál ha sido el artículo que ha entrado en primer lugar.
• Las expediciones constituidas por fracciones de cargas paletizadas presentan dificultades en el momento de prepararlas.
• Al colocar las cargas unas encima de otras, pueden ocasionar inestabilidad y aplastamiento de la mercancía.
Sistema Convencional: Consiste en almacenar productos combinando el empleo de mercancías paletizadas con artículos individuales. Es el sistema más empleado, ya que permite el acceso directo y unitario a cada paleta almacenada, y, además, puede adaptarse a cualquier tipo de carga en lo que se refiere a peso y volumen.
Ventajas
• Éste sistema se adapta con facilidad y permite una distribución lógica del espacio en el almacén.
• Su implantación es sencilla y se adapta sin inconvenientes a los programas de gestión informatizados.
• Se puede acceder sin dificultad a las distintas paletas localizándolas rápidamente y la mercancía se puede manipular sin tener que mover otra que no sea la deseada.
• Permite un control exhaustivo de las existencias siempre y cuando la mercancía esté clasificada y organizada. Se detecta rápidamente la existencia de roturas en el stock.
Inconvenientes
• La mercancía se almacena con paletas de una única medida, sin poder utilizar paletas con medidas distintas.
• No permite realizar la salida física utilizando el método Fifo.
• El volumen de la mercancía que se desea almacenar quedará limitado a los medios de transporte interno que se utilicen.
Sistema Compacto (Drive-In) Consiste en almacenar la mercancía en estanterías, con un mínimo de pasillos que permitan el paso de carretillas elevadoras entre los mismos.
• El almacenamiento compacto o de gran densidad permite una ocupación excelente tanto de la superficie como del volumen disponible del local
• Este sistema es el preferido para almacenar grandes cantidades de mercancía homogénea que no tiene gran rotación que afecta al mismo tiempo a todos los artículos.
Ventajas
• Aprovechamiento excelente del almacén. Se requiere una inversión menor en la construcción y energía necesaria en el local.
• La mercancía almacenada no sufre deterioros, ya que no se colocan una encima de otra y podemos aplicar el método Fifo.
• El ahorro de espacio en los pasillos es muy grande, ya que la manutención es mínima.
• Los costes elevados por las carretillas elevadoras, así como por el mantenimiento, se reducen considerablemente y el rendimiento es muy bueno.
Inconvenientes
• Existen bastantes limitaciones para establecer clasificaciones o fechas de caducidad y permite una sola referencia por pasillo.
• Las mercancías pueden perjudicarse cuando se manipulan dentro de las estanterías.
• Exige que los medios de transporte interno se adapten a las dimensiones y características de las estanterías y sólo admiten paletas de una única dimensión.
• Las operaciones de manutención suelen ser lentas y una vez establecido el sistema es muy difícil modificarlo.
•Imposibilidad de emplear de forma continúa la superficie del almacén.
Sistema Dinámico: Este sistema permite aplicar el método Fifo (consiste en dar salida por orden de entrada) con la mayor simplicidad posible, por lo que es muy apropiado para el almacenamiento de mercancías que requieren una rotación perfecta. Las estanterías utilizadas son estructuras metálicas compactas, que se incorporan en las diferentes alturas como unos caminos formados por rodillos que pueden tener una inclinación o bien estar dispuestas horizontalmente si se aplica automatización.
Sistema Móvil: Este sistema requiere estanterías convencionales instaladas en unas plataformas situadas sobre los carriles. Este tipo de estanterías permite el almacenamiento de mercancía muy heterogénea en lo que se refiere a dimensiones.
Ventajas
• Se accede fácilmente a la mercancía.
• Gran densidad de almacenamiento.
• Se reduce considerablemente el número de pasillo.
Inconvenientes
• Necesita suministro eléctrico para su movimiento, por lo que la conexión eléctrica debe encontrarse cerca del almacén.
• Requiere la realización de trabajos de infraestructuras para la implantación de las estanterías. Es un sistema rígido, lo que dificulta una posible modificación posterior
jueves, 28 de octubre de 2010
RECIBO Y DESPACHO
RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
CUESTIONARIO DE REPASO
1. Sello De Radicación
Fecha: ______
Hora: _______
Serie documental: _______
Destinatario: ___________
Traslado A: _____________
Dependencia, Atendida
Se utiliza el sello de radicación cuando vamos a radicar el documento(a registrarlo en el sistema). Radicar es el procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas de asignación de un número único de radicación para su identificación dentro del sistema.
2. Datos Que Se Deben Registrar En La Planilla De Recibo De Correspondencia:
No de radicación: debemos colocar el número de radicación que le asignamos nosotros.
Fecha: se consigna la fecha en que radicamos el documento.
3. Datos De La Persona O Entidad Remitente
Nombre: Se registra el nombre de la entidad remitente.
Asunto: Se consigna el tema de la documentación recibida, como por ejemplo invitación a evento deportivo.
Radicado: Es el número de radicado que trae la comunicación.
Fecha: Es la fecha que trae la comunicación.
Anexos: Si la documentación trae documentación anexa en esta casilla debemos registrarla, un ejemplo es lista de aprendices.
Datos del destinatario
Dependencia: Se registra el número de la dependencia a que va dirigida la documentación.
Nombre del funcionario: Se registra el nombre del funcionario a quien va dirigida la documentación.
Tiempo de respuesta:
No radicación de respuesta
No radicado:
Fecha:
4. Documentos Que Se Deben Radicar:
Correspondencia externa
Correspondencia interna
Correspondencia confidencial de carácter institucional.
Toda la documentación se radica menos, folletos, revistas, publicaciones, paquetes., pero si se lleva un registro de control de ellos.
5. A que se le coloca número de referencia?
Se le coloca número de referencia a la solicitud de envío de Correspondencia. Solicitar el servicio de envío y entrega de documentos oficiales en una entidad, solicitados por las unidades administrativas en el desempeño de las actividades diarias.
El número de referencia es el número que se le dio al documento o documentos que se van a enviar.
6. Porque es importante la estructura organizacional de una empresa?
Es importante saber la estructura organizacional de la empresa porque nos da a conocer su estructura, nos muestra las dependencias que tienen, los diferentes cargos que tiene estructurada la empresa; en conclusión el organigrama de una empresa nos muestra en forma global la estructura de la misma.
Como instrumento de análisis: / Detectar fallas estructurales, ya que representa gráficamente las unidades y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeña la unidad en sí y’ Detecto fallo de control emisor la departe mentalización. A través de análisis periódicos de los organigramas actualizados se pueden detectar cuando el espacio de control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos recomendar la modificación de la estructura en sentido vertical u horizontal. Relación de dependencia confusa. A veces se crean unidades sin estudiar primero su ubicación y en el momento de actualizar los organigramas se descubren dobles líneas de mando.
7. Áreas que se distinguen en la oficina de archivo
Del Archivo de Trámite
Funciones del área de archivo de trámite.
El área de archivo de trámite tendrá las siguientes funciones:
Recibir los expedientes que contengan asuntos concluidos de uso cotidiano o de consulta frecuente y elaborar su portada;
Establecer la ordenación de los expedientes, con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística y respetando la integración de los mismos;
Elaborar inventarios documentales, para la instalación de los expedientes, preferentemente en archiveros;
Conservar los expedientes por el tiempo que establezca el Catálogo de Disposición Documental;
Realizar transferencias primarias al archivo de concentración, al concluir el plazo de conservación establecido para el archivo de trámite.
Del Archivo de Concentración
Funciones del área de archivo de concentración
El área de archivo de concentración tendrá las siguientes funciones:
Recibir de los archivos de trámite los documentos semiactivos y cotejar que el contenido de los inventarios documentales de transferencia primaria, coincida con los expedientes para su control y consulta;
Colocar preferentemente los expedientes en cajas de archivo e instalarlas en estantería para su manejo;
Conservar y seleccionar los expedientes por el tiempo que establezca el Catálogo de Disposición Documental; y
Elaborar los inventarios documentales de transferencia secundaria o para baja documental, de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental.
8. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
Funciones de la oficina de correspondencia
Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, el servicio de consulta y la conservación de los documentos, acordes con la misión, la visión, funciones y programas de la entidad, deben estar sujetos a las pautas y principios establecidos en la ley, normas internas y pautas fijadas por el archivo general de la nación de Colombia.
Recibir, radicar, registrar conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.
Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.
Proponer métodos, procedimientos e implementar el uso de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos en las unidades de correspondencia.
Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo requieren.
Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los trámites y solicitudes presentadas por los ciudadanos.
Radicar y tramitar las comunicaciones con rapidez e imparcialidad y respetando el derecho de turno.
Atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de correspondencia con el fin de entregar y radicar las comunicaciones o solicitar información sobre el trámite de su requerimiento.
9. Requisito fundamental del perfil del archivista
Alto nivel de responsabilidad, autonomía y toma de decisiones; orienta y supervisa a otros, realiza variedad de actividades en diferentes contextos, la mayoría complejas.
Responsable en la identificación de la estructura orgánico funcional, las unidades de información, fuentes documentales de la organización; en la realización de los procedimientos y procesos archivísticos.
El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así garantizar que este continúe siendo una evidencia confiable del pasado.
10. Pasos para el recibo y radicación de documentos
La unidad de correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios, ya sea por mensajería, fax, correo electrónico.
Determinar si el documento es competencia de la entidad, si el documento no es competencia de la entidad la unidad de correspondencia devuelve el documento al remitente, dejando constancia escrita.
Se procede a la clasificación de los documentos: documentos confidenciales, revistas, periódicos, etc. y documentos para radicar.
Se revisa que la documentación este completa, verificación y confrontación de folios, copias, anexos y firmas; si hacen falta, el documento deberá ser remitido sin radicar, a la oficina de su competencia. Se procede a la constancia de recibo por medio de sellos, reloj radicador.
Se procede a la radicación de los documentos, con la asignación de un número consecutivo a los documentos dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío.
Se procede a la impresión del rótulo de radicación, y se establece un registro impreso de planillas de radicación y control.
Sigue el registro de los documentos en la planilla, y se registran datos como: nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de las dependencias competentes, número de radicación, nombre del funcionario responsable de trámite, anexo y tiempo de respuesta.
Después se establecen controles de respuesta a través de la interrelación de datos recibidos y enviados. Se procede a la distribución de los documentos, en los casilleros y en mesas con divisiones, para ubicar los documentos.
CUESTIONARIO DE REPASO
1. Sello De Radicación
Fecha: ______
Hora: _______
Serie documental: _______
Destinatario: ___________
Traslado A: _____________
Dependencia, Atendida
Se utiliza el sello de radicación cuando vamos a radicar el documento(a registrarlo en el sistema). Radicar es el procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas de asignación de un número único de radicación para su identificación dentro del sistema.
2. Datos Que Se Deben Registrar En La Planilla De Recibo De Correspondencia:
No de radicación: debemos colocar el número de radicación que le asignamos nosotros.
Fecha: se consigna la fecha en que radicamos el documento.
3. Datos De La Persona O Entidad Remitente
Nombre: Se registra el nombre de la entidad remitente.
Asunto: Se consigna el tema de la documentación recibida, como por ejemplo invitación a evento deportivo.
Radicado: Es el número de radicado que trae la comunicación.
Fecha: Es la fecha que trae la comunicación.
Anexos: Si la documentación trae documentación anexa en esta casilla debemos registrarla, un ejemplo es lista de aprendices.
Datos del destinatario
Dependencia: Se registra el número de la dependencia a que va dirigida la documentación.
Nombre del funcionario: Se registra el nombre del funcionario a quien va dirigida la documentación.
Tiempo de respuesta:
No radicación de respuesta
No radicado:
Fecha:
4. Documentos Que Se Deben Radicar:
Correspondencia externa
Correspondencia interna
Correspondencia confidencial de carácter institucional.
Toda la documentación se radica menos, folletos, revistas, publicaciones, paquetes., pero si se lleva un registro de control de ellos.
5. A que se le coloca número de referencia?
Se le coloca número de referencia a la solicitud de envío de Correspondencia. Solicitar el servicio de envío y entrega de documentos oficiales en una entidad, solicitados por las unidades administrativas en el desempeño de las actividades diarias.
El número de referencia es el número que se le dio al documento o documentos que se van a enviar.
6. Porque es importante la estructura organizacional de una empresa?
Es importante saber la estructura organizacional de la empresa porque nos da a conocer su estructura, nos muestra las dependencias que tienen, los diferentes cargos que tiene estructurada la empresa; en conclusión el organigrama de una empresa nos muestra en forma global la estructura de la misma.
Como instrumento de análisis: / Detectar fallas estructurales, ya que representa gráficamente las unidades y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeña la unidad en sí y’ Detecto fallo de control emisor la departe mentalización. A través de análisis periódicos de los organigramas actualizados se pueden detectar cuando el espacio de control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos recomendar la modificación de la estructura en sentido vertical u horizontal. Relación de dependencia confusa. A veces se crean unidades sin estudiar primero su ubicación y en el momento de actualizar los organigramas se descubren dobles líneas de mando.
7. Áreas que se distinguen en la oficina de archivo
Del Archivo de Trámite
Funciones del área de archivo de trámite.
El área de archivo de trámite tendrá las siguientes funciones:
Recibir los expedientes que contengan asuntos concluidos de uso cotidiano o de consulta frecuente y elaborar su portada;
Establecer la ordenación de los expedientes, con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística y respetando la integración de los mismos;
Elaborar inventarios documentales, para la instalación de los expedientes, preferentemente en archiveros;
Conservar los expedientes por el tiempo que establezca el Catálogo de Disposición Documental;
Realizar transferencias primarias al archivo de concentración, al concluir el plazo de conservación establecido para el archivo de trámite.
Del Archivo de Concentración
Funciones del área de archivo de concentración
El área de archivo de concentración tendrá las siguientes funciones:
Recibir de los archivos de trámite los documentos semiactivos y cotejar que el contenido de los inventarios documentales de transferencia primaria, coincida con los expedientes para su control y consulta;
Colocar preferentemente los expedientes en cajas de archivo e instalarlas en estantería para su manejo;
Conservar y seleccionar los expedientes por el tiempo que establezca el Catálogo de Disposición Documental; y
Elaborar los inventarios documentales de transferencia secundaria o para baja documental, de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental.
8. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
Funciones de la oficina de correspondencia
Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, el servicio de consulta y la conservación de los documentos, acordes con la misión, la visión, funciones y programas de la entidad, deben estar sujetos a las pautas y principios establecidos en la ley, normas internas y pautas fijadas por el archivo general de la nación de Colombia.
Recibir, radicar, registrar conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.
Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.
Proponer métodos, procedimientos e implementar el uso de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos en las unidades de correspondencia.
Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo requieren.
Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los trámites y solicitudes presentadas por los ciudadanos.
Radicar y tramitar las comunicaciones con rapidez e imparcialidad y respetando el derecho de turno.
Atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de correspondencia con el fin de entregar y radicar las comunicaciones o solicitar información sobre el trámite de su requerimiento.
9. Requisito fundamental del perfil del archivista
Alto nivel de responsabilidad, autonomía y toma de decisiones; orienta y supervisa a otros, realiza variedad de actividades en diferentes contextos, la mayoría complejas.
Responsable en la identificación de la estructura orgánico funcional, las unidades de información, fuentes documentales de la organización; en la realización de los procedimientos y procesos archivísticos.
El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así garantizar que este continúe siendo una evidencia confiable del pasado.
10. Pasos para el recibo y radicación de documentos
La unidad de correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios, ya sea por mensajería, fax, correo electrónico.
Determinar si el documento es competencia de la entidad, si el documento no es competencia de la entidad la unidad de correspondencia devuelve el documento al remitente, dejando constancia escrita.
Se procede a la clasificación de los documentos: documentos confidenciales, revistas, periódicos, etc. y documentos para radicar.
Se revisa que la documentación este completa, verificación y confrontación de folios, copias, anexos y firmas; si hacen falta, el documento deberá ser remitido sin radicar, a la oficina de su competencia. Se procede a la constancia de recibo por medio de sellos, reloj radicador.
Se procede a la radicación de los documentos, con la asignación de un número consecutivo a los documentos dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío.
Se procede a la impresión del rótulo de radicación, y se establece un registro impreso de planillas de radicación y control.
Sigue el registro de los documentos en la planilla, y se registran datos como: nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de las dependencias competentes, número de radicación, nombre del funcionario responsable de trámite, anexo y tiempo de respuesta.
Después se establecen controles de respuesta a través de la interrelación de datos recibidos y enviados. Se procede a la distribución de los documentos, en los casilleros y en mesas con divisiones, para ubicar los documentos.
RIESGOS EN EL TRANSPORTE
RIESGOS EN EL TANSPORTE
En las condiciones de trabajo se sintetiza la forma como la actividad laboral determina la vida humana, en ellas se debe tener en cuenta los factores de riesgos a los cuales esta sometido el trabajador, así como los elementos que contribuyen para que una condición riesgosa se convierta en un evento trágico. El ambiente de trabajo es el resultado de la interacción de todas aquellas condiciones y objetos que rodean el lugar y el momento en el cual el trabajador ejecuta su labor. Como aspecto particular de la vida humana, el ambiente del trabajo refleja las condiciones en las cuales el trabajador debe desempeñar su oficio en una empresa y su ocupación especifica en su puesto de trabajo. Este determinado por todos los aspectos físicos, químicos, biológicos, tecnológicos, sociales y sicológicos que rodean el puesto de trabajo y la ocupación que ejecuta el trabajador, estos aspectos son las Condiciones de Trabajo. La calidad del ambiente de trabajo esta muy relacionado con los riesgos a los cuales esta sometido todo trabajador y la carga de trabajo que debe asimilar. Un buen ambiente de Trabajo hace que la ocupación laboral genere una mínima carga de trabajo y que por lo tanto ocasione menos fatiga o cansancio a nuestro cuerpo los cual redundaría en menores riesgos para nuestra vida.
Una adecuada planificación del ambiente del trabajo permite disminuir la carga de trabajo, eliminar muchos riesgos innecesarios, y reducir al mínimo otros, con lo cual se evitan accidentes laborales y se preserva la salud del trabajador.
RIESGO
Toda actividad humana supone asumir ciertos riesgos. Comprender la importancia que posee el contar con un adecuado reconocimiento de ellos en el lugar de trabajo es vital para nuestro bienestar laboral.
Para el Ministerio de Trabajo “Riesgo es la posibilidad de que un objeto, sustancia, material o fenómeno pueda desencadenar alguna perturbación en la salud o integridad física del trabajador”.
El concepto de Riesgo se refiere entonces, al efecto que pueden producir aquellos fenómenos y objetos, sustancias, etc., a los cuales se les ha demostrado que poseen la probabilidad de afectar al trabajador, generando enfermedades o accidentes de trabajo.
Por ejemplo, el Ruido es un factor de riesgo que puede causar una enfermedad Ocupacional, la Sordera Profesional. El Riesgo es el efecto que puede producir un Factor de Riesgo.
FACTORES DE RIESGO
El factor de riesgo se define como aquel fenómeno, elemento o acción de naturaleza física, química, orgánica, sicológica o social que por su presencia o ausencia se relaciona con la aparición, en determinadas personas y condiciones de lugar y tiempo, de eventos traumáticos con efectos en la salud del trabajador tipo accidente, o no traumático con efectos crónicos tipo enfermedad ocupacional.
EL RIESGO constituye la posibilidad general de que ocurra algo no deseado, mientras que el FACTOR DE RIESGO actúa como la circunstancia desencadenante, por lo cual es necesario que ambos ocurran en un lugar y un momento determinados, para que dejen de ser una opción y se concreten en afecciones al trabajador.
CLASIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE RIESGO LABORAL
• Factores Físicos
• Exposición al ruido
• Iluminación inadecuada
• Vibraciones
• Temperaturas Extremas
• Radiaciones
• Ionizantes: Rayos X - Isótopos Radioactivos
• No Ionizantes: Ultravioletas - Infrarrojos - Láser
• Presiones anormales
• Aire comprimido: perforación de túneles
• Aire enrarecido: altitudes elevadas, aviación
• Factores Químicos
Se originan por el manejo o exposición de elementos químicos y sus compuestos venenosos, irritantes o corrosivos, los cuales atacan directamente el organismo.
De acuerdo a la forma como se presenta la sustancia:
• Aerosoles: Partículas sólidas o líquidas suspendidas en el aire.
• Humos: Partículas sólidas (Combustión)
• Neblinas: Partículas líquidas (Pintura)
• Polvos: Partículas por manipulación de un sólido
• Líquidos: Tienen dos riesgos: el posible contacto y el vapor, ya que donde hay líquidos hay vapor.
• Gaseosos: Gases y vapores. Tienen gran capacidad de dispersión.
De acuerdo al efecto que produzcan las sustancias en el organismo:
• Irritantes: Gases lacrimógenos, Cloro. Causan irritación al tracto respiratorio, ojos y piel. Avisan al riesgo.
• Asfixiantes: Pueden producir: efectos sobre el ambiente (N, H, Ar) o efectos sobre la persona (CO, HCN)
• Anestésicos y Narcóticos: Actúan sobre el sistema nervioso: Hidrocarburos.
• Productores de efectos sistémicos: Afectan cualquier sistema del organismo. Alcoholes y plaguicidas afectan el sistema nervioso. Fósforo blanco afecta sistema hepático y óseo.
• Productores de cáncer: Cloruro de Vinilo (PVC), anilina, caucho, Asbesto.
• Productores de Neumoconiosis: Sílice, Asbesto, algodón, talco.
• Factores Biológicos
• Virus
• Hongos
• Bacterias
• Parásitos
• Factores Ergonómicos
• Relacionados con la adaptación del trabajo al hombre
• Ambiente Organizacional
• Organización o métodos de trabajo: Tiempos y movimientos.
• Programas de Selección, inducción o entrenamiento: Conocimiento de Capacidades, habilidades y limitaciones.
• Jornada Laboral, programación de rotación y turnos de trabajo: Horas extras, trabajo diurno y nocturno.
• Programación de pausas y descansos: Tiempos de Recuperación y áreas destinadas al mismo.
• Factores Individuales
• Sedentarismo: Desacondicionamiento físico. Alteraciones cardiorrespiratorias.
• Sobrepeso: Sobrecarga del aparato osteomuscular.
• Ansiedad y estrés: Tratamiento del sueño e insuficiente descanso.
• Diseño de la estación de trabajo
• Zona de Trabajo: Espacio o área en la que se distribuyen los elementos de trabajo.
• Plano de trabajo: Superficie en la que se desarrolla labor.
• Herramientas o materiales: Aisladas, acolchadas, livianas.
• Elementos de Confort postural: Posibilidad de alternancia de la posición, uso de sillas y otros apoyos.
• Equipos o maquinas: Paneles de control, diseño de tableros, sistema de señales, dimensión de los comandos.
• Factores Físico - Químicos
• Se refiere a los riesgos de incendios y explosiones; pueden darse por calor o por presión.
• Factores Mecánicos y Eléctricos
• Los relacionados con las máquinas, equipos, herramientas, almacenamiento, mantenimiento y demarcación del área de circulación. Son responsables de un alto porcentaje de accidentes de trabajo.
• Factores Generales
• Problemas de piso
• Edificaciones deficientes
• Orden
• Aseo
• Factores Humanos
• Actos inseguros o fallas humanas
• Problemas en las relaciones interpersonales
• Motivaciones
• Hábitos
• Actitudes
CUADRO DE RIESGOS ESPECÍFICOS POR RAMA DE ACTIVIDAD INDUSTRIAL
PROCESO/OPERACIÓN POSIBLES AGENTES DE RIESGO
Agricultura Plaguicidas, hormonas, agentes patógenos, disolventes, fertilizantes, equipos agrícolas.
Agua (Suministro y Tratamiento) Cloro, Amoníaco, Dióxido de Azufre, Ozono, Asbesto (tuberías, tanques).
Aislamientos Sílice, fibras minerales, Asbesto, isociantos.
Adhesivos, vapores disolventes, resinas.
Incendio, quemaduras.
Alimentos congelados Amoníaco, cloruro de metilo, freones, butano, temperaturas bajas, humedad, agentes biológicos, patógenos.
Aprovechamiento de chatarra Humo de metales, plomo, cadmio, mercurio, zinc, humos de soldaduras, solventes, ácidos, cortes, raspaduras, abrasiones de piel, ruido.
Asfalto Sílice, hidrocarburos y disolventes aromáticos.
Temperaturas altas, quemaduras, incendios.
Automotores (fabricación) Abrasivos, ácidos, disolventes, cianuros, estaño, partículas de metales, pinturas, monóxido de carbono, temperaturas altas, maquinado de partes y ruido.
Automotores (partes) Asbesto (bandas y pastillas de frenos), humos metálicos, partículas metálicas, máquinas herramientas soldaduras, cortes, pinturas, ácidos y ruido.
Baterías (fabricación) Plomo, cadmio, PVC, antimonio, ácidos. Cromo, explosiones.
Bebidas (fabricación) Amoníaco, CO2, gases refrigerantes, alcohol etílico, soda caústica, cortadas, golpes, caídas, atrapamiento en transportadores y ruido.
Calderas Silicatos, fluoruros, humus de soldadura y metales, rayos x, pinturas, solventes, explosiones, pruebas de calidad, corte, perforación y modelación de metales.
Carbón Monóxido de carbono, amoniaco, sulfuro de hidrógeno, dióxido de azufre, fenoles, cianuros, naftalina, benceno, disulfuro de carbono, quemaduras, temperaturas altas.
Caucho Acrinolitrino, butadieno, isocianatos, disolventes orgánicos, negro de humo, ácido clorhídrico, antimonio, azufre, temperaturas altas, quemaduras, máquinas de troquelado y corte, molinos.
Cemento Caliza, yeso, sílice, escoria, temperaturas altas, equipos de transporte y volteo, molinos de bolas y hornos de klincker.
Cerámica Sílice, plomo, cadmio, cobre, antimonio, tornos y hornos.
Construcción Caídas de alturas, escaleras, andamios, golpes ocasionados por caída de materiales, cortaduras, polvos de cemento, solventes, pinturas, derrumbes, conexiones eléctricas, fosos y pisos abiertos, mezcladoras y grúas.
Curtiembres Ácidos, amoniaco, mercurio, solventes, tintas, riesgos biológicos patógenos, temperatura alta, humedad.
Fotografía Ácidos, yodo, destellos, oscuridad.
Fibra de vidrio Asbesto, fibras minerales, resinas, estireno, acetático, alcoholes, cetonas, fenoles, ácido bórico, explosiones.
Fundición Partículas metálicas, CO2, CO, fenoles, hidrocarburos, sílice, quemaduras, temperaturas altas, deslumbramiento, quemaduras de retina, atrapamiento en prensas de moldeo y ruido.
Galvanoplastia Ácidos, amoniaco, plomo, zinc, óxidos metálicos, cianuro, arsénico, cortadas, sobreesfuerzos, ruido.
Imprenta Plomo, cromo, antimonio, níquel, disolventes, mutilaciones, atrapamientos.
Lácteos Ácidos, fenoles, soda caústica, agentes biológicos patógenos, caídas.
Ladrillos Sílice, silicatos, CO, quemaduras, humedad, temperaturas altas.
Madera Aserrín, adhesivos, disolventes, resinas, asbesto, arsénico, fenoles, estrés, disolventes, mutilaciones, cortaduras, incendio y ruido.
Metales Abrasivos, ácidos, disolventes, cianuros, temperaturas altas, cortaduras, pulimento y corte, golpes, máquinas herramientas, ruido.
Hospitales Cloroformo, éter, fenoles, mercurio, explosiones, cortaduras, agentes biológicos patógenos.
Petróleo Vapores de hidrocarburos, mercatanos, azufre, butano, etano, explosiones, polvo, ruido.
Plásticos y resina Isocianatos, monómeros, PVC, asbesto, sílice, ácido clorhídrico, temperaturas altas, ruido.
Soldaduras Óxido y partículas metálicas, humo de metales, gas acetileno, radiaciones no ionizantes, contactos eléctricos.
Textiles Ácido acético y clorhídrico, acetona, amoniaco, dióxido de nitrógeno, resinas, yodo, atrapamientos, caídas, fibras de algodón, acrílicos, lana, tinturas, detergentes, incendio, temperaturas altas.
Químicas Contaminantes químicos, explosiones, quemaduras, intoxicación.
Vidrio Sílice, plomo, potasio, vanadio, arsénico, polvo de vidrio, temperaturas altas, cortaduras, humedad.
CONDICIONES DE TRABAJO:Es el conjunto de variables que definen la realización de una tarea especifica, en el entorno en que esta se realiza. Representan en cierto modo los insumos con los cuales se construye el ambiente del trabajo y por tanto se relacionan en forma directa con la salud de trabajador.
Las condiciones de trabajo se pueden dividir en:
• CONDICIONES NATURALES DEL TRABAJO
Los componentes físicos del lugar de Trabajo
Se incluyen aquí todos aquellos aspectos propios de la edificación o el sitio donde se ejerce la ocupación laboral, entre los cuales se pueden resaltar: El ruido, la iluminación, las condiciones de temperatura, la ventilación y las radiaciones.
Unas malas condiciones en el lugar de trabajo pueden traer consigo efectos fisiológicos en las personas, como resfríos y deshidratación; afectar la conducta o comportamiento de los individuos, lo cual se refleja en un aumento de la fatiga, la disminución del rendimiento laboral y el deterioro del bienestar social.
La Seguridad e Higiene en el lugar de trabajo
Desde el punto de vista de la Seguridad nos referimos a aquellos factores fiscos (como la exposición alta tensión eléctrica, sustancias y superficies calientes, radiaciones, etc.), Mecánicos (como herramientas, maquinaria y equipos defectuosos); distribución del espacio de trabajo y las instalaciones locativas, a la falta de capacitación de los trabajadores e inadecuada señalización en el lugar de trabajo, entre otros.
SE considera que estos factores pueden ocasionar situaciones indeseables como los accidentes de trabajo. Con su identificación se busca evaluar , controlar, reducir o eliminar las principales causas de los accidentes, con el objetivo de mejorar las condiciones laborales.
Desde el punto de vista de la Higiene nos referimos a aquellos factores físicos, químicos y biológicos, entre otros, con los cuales se debe relacionar el trabajador y cuyo efecto nocivo o acción toxica puede incidir en la salud de los trabajadores causando las enfermedades ocupacionales.
• Como contaminantes Químicos: Tenemos los compuestos sustancias constituidas por materia inerte, que pueden estar presentes en el lugar de trabajo en diferente estado de la materia como líquidos, sólidos o gaseosos.
• Como contaminantes Biológicos: Tenemos los organismos vivos, como insectos, roedores, reptiles etc., y microorganismos como bacterias, hongos virus, etc., presentes en el ambiente de trabajo.
El control y uso adecuado de las sustancias, productos y los organismos vivos contaminantes en el lugar de trabajo, permite garantizar unas buenas condiciones de trabajo y preservar la salud de los trabajadores.
CONDICIONES SOCIALES DEL TRABAJO
Las exigencias propias de la Ocupación en el Sitio de Trabajo
El trabajo es una actividad que compromete todas nuestras habilidades físicas y síquicas, nos implica un determinado gasto de energía y nos plantea exigencias propias de la ocupación que realicemos.
La eficiencia laboral también depende de que la plantación del ambiente del trabajo considere como una condición importante el asignar a cada trabajador la ocupación que mejor se acomoda a sus posibilidades y encomendar cada puesto de trabajo al individuo mejor calificado para tal labor.
Los factores de organización y Control de Trabajo
La organización del trabajo siempre debe buscar incrementar la eficiencia laboral, para lo cual debe propender por una relación armónica entre el control del trabajo y el estado de animo del ser humano, de forma tal que este se sienta orgulloso de su trabajo, que lo producido eleve su autoestima y que se minimice la dicotomía entre trabajo y placer.
Los siguientes son entre otros, los principales aspectos a tener en cuneta en la organización del trabajo:
• La jornada de trabajo extensa
• El ritmo excesivo de trabajo
• La mala comunicación en el trabajo
• Inadecuada administración y mando.
Todos estos aspectos, cuando son manejados con indiferencia, se convierten en factores de riesgo.
Las posibilidades para el ejercicio de la iniciativa y la participación del trabajador
Las modernas teorías de la organización del trabajo coinciden en otorgar mucha importancia a la promoción de la mayor participación de trabajador en la ejecución del trabajo. Ahora e mejor trabajador es aquel que logra comprometer su iniciativa y experiencias en la solución de pequeños problemas laborales.
La participación del trabajador, ofreciendo su interés, su iniciativa y su ingenio, apoyado en el conocimiento práctico del puesto de trabajo, se convierte en fuente sabia de propuestas de mejoramiento de la plantación del trabajo y por tanto de las condiciones del trabajo.
Unas malas condiciones en el lugar de trabajo pueden traer consigo efectos fisiológicos
Política Empresarial Y Carga Laboral
Las condiciones sociales del trabajo se relacionan entre sí para definir el grado de identidad, estabilidad y satisfacción con el cual una persona acude a su puesto de trabajo, lo cual define la actitud del trabajador.
Una actitud negativa se convierte en factor de riesgo para la salud del trabajador y de ineficiencia laboral, ocasionando en ambos casos bajas del rendimiento económico y social del proceso productivo.
Por estas razones la agenda de preocupaciones administrativas del empresario moderno debe incluir la consideración de las condiciones de trabajo, buscando que estas generen un buen ambiente de trabajo y minimicen los riesgos ocupacionales e incrementando la productividad con excelente calidad.
En una época en la que la urbanización de la población ha movilizado las masas de trabajadores desde sus lugares originales y la automatización de los procesos laborales ha aumentado la despersonalización de los mismos, las políticas en Salud Ocupacional buscan ofrecer al empresario herramientas de gestión administrativa, que le permitan resolver los conflictos planteados por la desintensidad cultural y sociológica del trabajador con su puesto de trabajo.
CONDICIONES FÍSICAS DE TRABAJO
• Relacionados con el calor
El cuerpo humano trata naturalmente de conservar una temperatura media constante de unos 36°C. Cuando el cuerpo humano se expone a temperaturas inusitadamente altas, se origina una gran transpiración y gran cantidad de sudor se evapora de la piel. En la transpiración sale también cloruro de sodio a través de los poros y queda ahí como residuo de la evaporación. Todo esto es una pérdida directa del sistema y puede alterar el equilibrio normal de los líquidos del organismo. La temperatura de la planta se debe mantener entre 18.3ºC y 22.8ºC, con una humedad relativa de 20 a 60%. La planta debe tener un sistema de aire acondicionado y provisto de ventanas adecuadas.
Sobre las condiciones de temperatura del lugar de trabajo, el artículo 107 de la ley 9ª/79 establece: “Se prohíben métodos o condiciones de trabajo con sobrecarga o pérdida excesiva de calor que puedan causar efectos nocivos a la salud de los trabajadores”. Y el artículo 108 dispone: “En los lugares de trabajo donde existan condiciones o métodos que puedan afectar la salud de los trabajadores por frío o calor, deberán adoptarse todas las medidas necesarias para controlar y mantener los factores de intercambio calórico entre el ambiente y el organismo del trabajador, dentro de los límites que establezca la reglamentación de la presente ley”.
Muchas actividades industriales implican la exposición a un calor intenso contra el cual necesita protección el trabajador. Ejemplos típicos son la forja en caliente de grandes piezas o la atención de un horno para la producción de vidrio o acero. En el caso de obreros que intervienen en actividades similares, un recinto con aire acondicionado y provisto de ventanas apropiadas proporcionará protección y permitirá que se trabaje eficazmente. Si un operario necesita estar excepcionalmente cerca de una fuente de calor radiante, será indispensable que use equipo de protección personal. Se dispone ahora de trajes con aire acondicionado.
• Relacionados con el Ruido
Tanto los ruidos estridentes como los monótonos, fatigan al personal. Ruidos intermitentes o constantes tienden también a excitar emocionalmente a un trabajador, alterando su estado de ánimo y dificultando que realice un trabajo de precisión. Se ha demostrado experimentalmente que niveles de ruido irritantes aceleran el pulso, elevan la presión sanguínea y aun llegan a ocasionar irregularidades en el ritmo cardiaco.
Exposiciones Permisibles al Ruido
El control del nivel del ruido se puede lograr de tres maneras. La mejor y generalmente la más difícil, es reducir el nivel de ruido en su origen. Si el ruido no se puede controlar de su origen, entonces se debe investigar la posibilidad de aislar acústicamente el equipo responsable del ruido. El que proviene de una maquina se puede controlar encerrando toda o una gran parte de la instalación de trabajo en un recinto aislado. Si el ruido no se puede reducir de su origen y si la fuente de ruido no se puede aislar acústicamente, entonces podrá emplearse la absorción acústica con ventaja. El objeto de instalar materiales acústicos en las paredes, techos interiores y pisos es reducir la reverberación.
Otra opción es que el personal puede portar equipo de protección personal, aunque algunos reglamentos, aceptan esto solo como una medida temporal. El equipo de protección personal comprende diversos tipos de tapa oídos, algunos de los cuales son capaces de atenuar ruidos en todas las frecuencias hasta niveles de presión de sonido de 110 decibeles o mayores. También es posible emplear orejeras que atenúan ruidos hasta de 125 decibeles arriba de 600 Hz, y hasta 115 decibeles (dB) debajo de esta frecuencia.
• Relacionados con el Ambiente Visual
“En todos los lugares de trabajo habrá iluminación suficiente, en cantidad y calidad, para prevenir efectos nocivos en la salud de los trabajadores y para garantizar adecuadas condiciones de visibilidad y seguridad” (Art. 105, L. 9/1979)
La relación eficiente de casi toda labor o tarea, ya sea industrial, de oficina, de negocios, de servicios o profesional, depende en cierto grado de tener la visión adecuada. Un alumbrado eficaz es tan importante para el dentista que trabaja una pieza molar, como para el mecánico herramientista que pule el contorno de un molde para fabricar piezas de plástico.
Los criterios principales aplicables al ambiente visual son la cantidad de luz o iluminación, el contraste entre los alrededores inmediatos y la tarea específica a ejecutar. Algunas formas de obtener un buen alumbrado son las siguientes:
• Reducir el deslumbramiento instalando el número adecuado de fuentes de luz para la iluminación total requerida.
• Utilizar lámparas incandescentes con bulbos de material opalescente a fin de disminuir el deslumbramiento esparciendo la luz sobre una superficie mayor.
• Lograr una aproximación satisfactoria a la luz blanca para la mayor parte de los usos empleando focos o lámparas incandescentes, o bien unidades fluorescentes de luz blanca individuales.
• Eliminación de toda sombra proporcionando el nivel correcto de iluminación en todos los puntos de la estación de trabajo. En vista del costo de la energía se deben identificar bien las áreas con demasiada iluminación, así como las provistas de alumbrado insuficiente.
• Emplear el alumbrado más eficiente que proporcione la calidad y cantidad de luz deseada en el sitio de trabajo. Por ejemplo, las lámparas fluorescentes diseñadas para sustituir las de 50 Watts o 60 Watts incandescente dan un alumbrado equivalente muy eficaz con un consumo de energía 75% menor. Relacionados con la Ventilación adecuada
“En todos los lugares de trabajo deberán tener ventilación para garantizar el suministro de aire limpio y fresco, en forma permanente y en cantidad suficiente” (Art. 109, L. 9/1979)
La ventilación también desempeña un importante papel en el control de accidentes y de la fatiga de los trabajadores. Se ha comprobado que gases, vapores, humos, polvos y toda clase de olores causan fatigas que aminora la eficiencia física de un trabajador y suele originar tensiones mentales.
En las condiciones de trabajo se sintetiza la forma como la actividad laboral determina la vida humana, en ellas se debe tener en cuenta los factores de riesgos a los cuales esta sometido el trabajador, así como los elementos que contribuyen para que una condición riesgosa se convierta en un evento trágico. El ambiente de trabajo es el resultado de la interacción de todas aquellas condiciones y objetos que rodean el lugar y el momento en el cual el trabajador ejecuta su labor. Como aspecto particular de la vida humana, el ambiente del trabajo refleja las condiciones en las cuales el trabajador debe desempeñar su oficio en una empresa y su ocupación especifica en su puesto de trabajo. Este determinado por todos los aspectos físicos, químicos, biológicos, tecnológicos, sociales y sicológicos que rodean el puesto de trabajo y la ocupación que ejecuta el trabajador, estos aspectos son las Condiciones de Trabajo. La calidad del ambiente de trabajo esta muy relacionado con los riesgos a los cuales esta sometido todo trabajador y la carga de trabajo que debe asimilar. Un buen ambiente de Trabajo hace que la ocupación laboral genere una mínima carga de trabajo y que por lo tanto ocasione menos fatiga o cansancio a nuestro cuerpo los cual redundaría en menores riesgos para nuestra vida.
Una adecuada planificación del ambiente del trabajo permite disminuir la carga de trabajo, eliminar muchos riesgos innecesarios, y reducir al mínimo otros, con lo cual se evitan accidentes laborales y se preserva la salud del trabajador.
RIESGO
Toda actividad humana supone asumir ciertos riesgos. Comprender la importancia que posee el contar con un adecuado reconocimiento de ellos en el lugar de trabajo es vital para nuestro bienestar laboral.
Para el Ministerio de Trabajo “Riesgo es la posibilidad de que un objeto, sustancia, material o fenómeno pueda desencadenar alguna perturbación en la salud o integridad física del trabajador”.
El concepto de Riesgo se refiere entonces, al efecto que pueden producir aquellos fenómenos y objetos, sustancias, etc., a los cuales se les ha demostrado que poseen la probabilidad de afectar al trabajador, generando enfermedades o accidentes de trabajo.
Por ejemplo, el Ruido es un factor de riesgo que puede causar una enfermedad Ocupacional, la Sordera Profesional. El Riesgo es el efecto que puede producir un Factor de Riesgo.
FACTORES DE RIESGO
El factor de riesgo se define como aquel fenómeno, elemento o acción de naturaleza física, química, orgánica, sicológica o social que por su presencia o ausencia se relaciona con la aparición, en determinadas personas y condiciones de lugar y tiempo, de eventos traumáticos con efectos en la salud del trabajador tipo accidente, o no traumático con efectos crónicos tipo enfermedad ocupacional.
EL RIESGO constituye la posibilidad general de que ocurra algo no deseado, mientras que el FACTOR DE RIESGO actúa como la circunstancia desencadenante, por lo cual es necesario que ambos ocurran en un lugar y un momento determinados, para que dejen de ser una opción y se concreten en afecciones al trabajador.
CLASIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE RIESGO LABORAL
• Factores Físicos
• Exposición al ruido
• Iluminación inadecuada
• Vibraciones
• Temperaturas Extremas
• Radiaciones
• Ionizantes: Rayos X - Isótopos Radioactivos
• No Ionizantes: Ultravioletas - Infrarrojos - Láser
• Presiones anormales
• Aire comprimido: perforación de túneles
• Aire enrarecido: altitudes elevadas, aviación
• Factores Químicos
Se originan por el manejo o exposición de elementos químicos y sus compuestos venenosos, irritantes o corrosivos, los cuales atacan directamente el organismo.
De acuerdo a la forma como se presenta la sustancia:
• Aerosoles: Partículas sólidas o líquidas suspendidas en el aire.
• Humos: Partículas sólidas (Combustión)
• Neblinas: Partículas líquidas (Pintura)
• Polvos: Partículas por manipulación de un sólido
• Líquidos: Tienen dos riesgos: el posible contacto y el vapor, ya que donde hay líquidos hay vapor.
• Gaseosos: Gases y vapores. Tienen gran capacidad de dispersión.
De acuerdo al efecto que produzcan las sustancias en el organismo:
• Irritantes: Gases lacrimógenos, Cloro. Causan irritación al tracto respiratorio, ojos y piel. Avisan al riesgo.
• Asfixiantes: Pueden producir: efectos sobre el ambiente (N, H, Ar) o efectos sobre la persona (CO, HCN)
• Anestésicos y Narcóticos: Actúan sobre el sistema nervioso: Hidrocarburos.
• Productores de efectos sistémicos: Afectan cualquier sistema del organismo. Alcoholes y plaguicidas afectan el sistema nervioso. Fósforo blanco afecta sistema hepático y óseo.
• Productores de cáncer: Cloruro de Vinilo (PVC), anilina, caucho, Asbesto.
• Productores de Neumoconiosis: Sílice, Asbesto, algodón, talco.
• Factores Biológicos
• Virus
• Hongos
• Bacterias
• Parásitos
• Factores Ergonómicos
• Relacionados con la adaptación del trabajo al hombre
• Ambiente Organizacional
• Organización o métodos de trabajo: Tiempos y movimientos.
• Programas de Selección, inducción o entrenamiento: Conocimiento de Capacidades, habilidades y limitaciones.
• Jornada Laboral, programación de rotación y turnos de trabajo: Horas extras, trabajo diurno y nocturno.
• Programación de pausas y descansos: Tiempos de Recuperación y áreas destinadas al mismo.
• Factores Individuales
• Sedentarismo: Desacondicionamiento físico. Alteraciones cardiorrespiratorias.
• Sobrepeso: Sobrecarga del aparato osteomuscular.
• Ansiedad y estrés: Tratamiento del sueño e insuficiente descanso.
• Diseño de la estación de trabajo
• Zona de Trabajo: Espacio o área en la que se distribuyen los elementos de trabajo.
• Plano de trabajo: Superficie en la que se desarrolla labor.
• Herramientas o materiales: Aisladas, acolchadas, livianas.
• Elementos de Confort postural: Posibilidad de alternancia de la posición, uso de sillas y otros apoyos.
• Equipos o maquinas: Paneles de control, diseño de tableros, sistema de señales, dimensión de los comandos.
• Factores Físico - Químicos
• Se refiere a los riesgos de incendios y explosiones; pueden darse por calor o por presión.
• Factores Mecánicos y Eléctricos
• Los relacionados con las máquinas, equipos, herramientas, almacenamiento, mantenimiento y demarcación del área de circulación. Son responsables de un alto porcentaje de accidentes de trabajo.
• Factores Generales
• Problemas de piso
• Edificaciones deficientes
• Orden
• Aseo
• Factores Humanos
• Actos inseguros o fallas humanas
• Problemas en las relaciones interpersonales
• Motivaciones
• Hábitos
• Actitudes
CUADRO DE RIESGOS ESPECÍFICOS POR RAMA DE ACTIVIDAD INDUSTRIAL
PROCESO/OPERACIÓN POSIBLES AGENTES DE RIESGO
Agricultura Plaguicidas, hormonas, agentes patógenos, disolventes, fertilizantes, equipos agrícolas.
Agua (Suministro y Tratamiento) Cloro, Amoníaco, Dióxido de Azufre, Ozono, Asbesto (tuberías, tanques).
Aislamientos Sílice, fibras minerales, Asbesto, isociantos.
Adhesivos, vapores disolventes, resinas.
Incendio, quemaduras.
Alimentos congelados Amoníaco, cloruro de metilo, freones, butano, temperaturas bajas, humedad, agentes biológicos, patógenos.
Aprovechamiento de chatarra Humo de metales, plomo, cadmio, mercurio, zinc, humos de soldaduras, solventes, ácidos, cortes, raspaduras, abrasiones de piel, ruido.
Asfalto Sílice, hidrocarburos y disolventes aromáticos.
Temperaturas altas, quemaduras, incendios.
Automotores (fabricación) Abrasivos, ácidos, disolventes, cianuros, estaño, partículas de metales, pinturas, monóxido de carbono, temperaturas altas, maquinado de partes y ruido.
Automotores (partes) Asbesto (bandas y pastillas de frenos), humos metálicos, partículas metálicas, máquinas herramientas soldaduras, cortes, pinturas, ácidos y ruido.
Baterías (fabricación) Plomo, cadmio, PVC, antimonio, ácidos. Cromo, explosiones.
Bebidas (fabricación) Amoníaco, CO2, gases refrigerantes, alcohol etílico, soda caústica, cortadas, golpes, caídas, atrapamiento en transportadores y ruido.
Calderas Silicatos, fluoruros, humus de soldadura y metales, rayos x, pinturas, solventes, explosiones, pruebas de calidad, corte, perforación y modelación de metales.
Carbón Monóxido de carbono, amoniaco, sulfuro de hidrógeno, dióxido de azufre, fenoles, cianuros, naftalina, benceno, disulfuro de carbono, quemaduras, temperaturas altas.
Caucho Acrinolitrino, butadieno, isocianatos, disolventes orgánicos, negro de humo, ácido clorhídrico, antimonio, azufre, temperaturas altas, quemaduras, máquinas de troquelado y corte, molinos.
Cemento Caliza, yeso, sílice, escoria, temperaturas altas, equipos de transporte y volteo, molinos de bolas y hornos de klincker.
Cerámica Sílice, plomo, cadmio, cobre, antimonio, tornos y hornos.
Construcción Caídas de alturas, escaleras, andamios, golpes ocasionados por caída de materiales, cortaduras, polvos de cemento, solventes, pinturas, derrumbes, conexiones eléctricas, fosos y pisos abiertos, mezcladoras y grúas.
Curtiembres Ácidos, amoniaco, mercurio, solventes, tintas, riesgos biológicos patógenos, temperatura alta, humedad.
Fotografía Ácidos, yodo, destellos, oscuridad.
Fibra de vidrio Asbesto, fibras minerales, resinas, estireno, acetático, alcoholes, cetonas, fenoles, ácido bórico, explosiones.
Fundición Partículas metálicas, CO2, CO, fenoles, hidrocarburos, sílice, quemaduras, temperaturas altas, deslumbramiento, quemaduras de retina, atrapamiento en prensas de moldeo y ruido.
Galvanoplastia Ácidos, amoniaco, plomo, zinc, óxidos metálicos, cianuro, arsénico, cortadas, sobreesfuerzos, ruido.
Imprenta Plomo, cromo, antimonio, níquel, disolventes, mutilaciones, atrapamientos.
Lácteos Ácidos, fenoles, soda caústica, agentes biológicos patógenos, caídas.
Ladrillos Sílice, silicatos, CO, quemaduras, humedad, temperaturas altas.
Madera Aserrín, adhesivos, disolventes, resinas, asbesto, arsénico, fenoles, estrés, disolventes, mutilaciones, cortaduras, incendio y ruido.
Metales Abrasivos, ácidos, disolventes, cianuros, temperaturas altas, cortaduras, pulimento y corte, golpes, máquinas herramientas, ruido.
Hospitales Cloroformo, éter, fenoles, mercurio, explosiones, cortaduras, agentes biológicos patógenos.
Petróleo Vapores de hidrocarburos, mercatanos, azufre, butano, etano, explosiones, polvo, ruido.
Plásticos y resina Isocianatos, monómeros, PVC, asbesto, sílice, ácido clorhídrico, temperaturas altas, ruido.
Soldaduras Óxido y partículas metálicas, humo de metales, gas acetileno, radiaciones no ionizantes, contactos eléctricos.
Textiles Ácido acético y clorhídrico, acetona, amoniaco, dióxido de nitrógeno, resinas, yodo, atrapamientos, caídas, fibras de algodón, acrílicos, lana, tinturas, detergentes, incendio, temperaturas altas.
Químicas Contaminantes químicos, explosiones, quemaduras, intoxicación.
Vidrio Sílice, plomo, potasio, vanadio, arsénico, polvo de vidrio, temperaturas altas, cortaduras, humedad.
CONDICIONES DE TRABAJO:Es el conjunto de variables que definen la realización de una tarea especifica, en el entorno en que esta se realiza. Representan en cierto modo los insumos con los cuales se construye el ambiente del trabajo y por tanto se relacionan en forma directa con la salud de trabajador.
Las condiciones de trabajo se pueden dividir en:
• CONDICIONES NATURALES DEL TRABAJO
Los componentes físicos del lugar de Trabajo
Se incluyen aquí todos aquellos aspectos propios de la edificación o el sitio donde se ejerce la ocupación laboral, entre los cuales se pueden resaltar: El ruido, la iluminación, las condiciones de temperatura, la ventilación y las radiaciones.
Unas malas condiciones en el lugar de trabajo pueden traer consigo efectos fisiológicos en las personas, como resfríos y deshidratación; afectar la conducta o comportamiento de los individuos, lo cual se refleja en un aumento de la fatiga, la disminución del rendimiento laboral y el deterioro del bienestar social.
La Seguridad e Higiene en el lugar de trabajo
Desde el punto de vista de la Seguridad nos referimos a aquellos factores fiscos (como la exposición alta tensión eléctrica, sustancias y superficies calientes, radiaciones, etc.), Mecánicos (como herramientas, maquinaria y equipos defectuosos); distribución del espacio de trabajo y las instalaciones locativas, a la falta de capacitación de los trabajadores e inadecuada señalización en el lugar de trabajo, entre otros.
SE considera que estos factores pueden ocasionar situaciones indeseables como los accidentes de trabajo. Con su identificación se busca evaluar , controlar, reducir o eliminar las principales causas de los accidentes, con el objetivo de mejorar las condiciones laborales.
Desde el punto de vista de la Higiene nos referimos a aquellos factores físicos, químicos y biológicos, entre otros, con los cuales se debe relacionar el trabajador y cuyo efecto nocivo o acción toxica puede incidir en la salud de los trabajadores causando las enfermedades ocupacionales.
• Como contaminantes Químicos: Tenemos los compuestos sustancias constituidas por materia inerte, que pueden estar presentes en el lugar de trabajo en diferente estado de la materia como líquidos, sólidos o gaseosos.
• Como contaminantes Biológicos: Tenemos los organismos vivos, como insectos, roedores, reptiles etc., y microorganismos como bacterias, hongos virus, etc., presentes en el ambiente de trabajo.
El control y uso adecuado de las sustancias, productos y los organismos vivos contaminantes en el lugar de trabajo, permite garantizar unas buenas condiciones de trabajo y preservar la salud de los trabajadores.
CONDICIONES SOCIALES DEL TRABAJO
Las exigencias propias de la Ocupación en el Sitio de Trabajo
El trabajo es una actividad que compromete todas nuestras habilidades físicas y síquicas, nos implica un determinado gasto de energía y nos plantea exigencias propias de la ocupación que realicemos.
La eficiencia laboral también depende de que la plantación del ambiente del trabajo considere como una condición importante el asignar a cada trabajador la ocupación que mejor se acomoda a sus posibilidades y encomendar cada puesto de trabajo al individuo mejor calificado para tal labor.
Los factores de organización y Control de Trabajo
La organización del trabajo siempre debe buscar incrementar la eficiencia laboral, para lo cual debe propender por una relación armónica entre el control del trabajo y el estado de animo del ser humano, de forma tal que este se sienta orgulloso de su trabajo, que lo producido eleve su autoestima y que se minimice la dicotomía entre trabajo y placer.
Los siguientes son entre otros, los principales aspectos a tener en cuneta en la organización del trabajo:
• La jornada de trabajo extensa
• El ritmo excesivo de trabajo
• La mala comunicación en el trabajo
• Inadecuada administración y mando.
Todos estos aspectos, cuando son manejados con indiferencia, se convierten en factores de riesgo.
Las posibilidades para el ejercicio de la iniciativa y la participación del trabajador
Las modernas teorías de la organización del trabajo coinciden en otorgar mucha importancia a la promoción de la mayor participación de trabajador en la ejecución del trabajo. Ahora e mejor trabajador es aquel que logra comprometer su iniciativa y experiencias en la solución de pequeños problemas laborales.
La participación del trabajador, ofreciendo su interés, su iniciativa y su ingenio, apoyado en el conocimiento práctico del puesto de trabajo, se convierte en fuente sabia de propuestas de mejoramiento de la plantación del trabajo y por tanto de las condiciones del trabajo.
Unas malas condiciones en el lugar de trabajo pueden traer consigo efectos fisiológicos
Política Empresarial Y Carga Laboral
Las condiciones sociales del trabajo se relacionan entre sí para definir el grado de identidad, estabilidad y satisfacción con el cual una persona acude a su puesto de trabajo, lo cual define la actitud del trabajador.
Una actitud negativa se convierte en factor de riesgo para la salud del trabajador y de ineficiencia laboral, ocasionando en ambos casos bajas del rendimiento económico y social del proceso productivo.
Por estas razones la agenda de preocupaciones administrativas del empresario moderno debe incluir la consideración de las condiciones de trabajo, buscando que estas generen un buen ambiente de trabajo y minimicen los riesgos ocupacionales e incrementando la productividad con excelente calidad.
En una época en la que la urbanización de la población ha movilizado las masas de trabajadores desde sus lugares originales y la automatización de los procesos laborales ha aumentado la despersonalización de los mismos, las políticas en Salud Ocupacional buscan ofrecer al empresario herramientas de gestión administrativa, que le permitan resolver los conflictos planteados por la desintensidad cultural y sociológica del trabajador con su puesto de trabajo.
CONDICIONES FÍSICAS DE TRABAJO
• Relacionados con el calor
El cuerpo humano trata naturalmente de conservar una temperatura media constante de unos 36°C. Cuando el cuerpo humano se expone a temperaturas inusitadamente altas, se origina una gran transpiración y gran cantidad de sudor se evapora de la piel. En la transpiración sale también cloruro de sodio a través de los poros y queda ahí como residuo de la evaporación. Todo esto es una pérdida directa del sistema y puede alterar el equilibrio normal de los líquidos del organismo. La temperatura de la planta se debe mantener entre 18.3ºC y 22.8ºC, con una humedad relativa de 20 a 60%. La planta debe tener un sistema de aire acondicionado y provisto de ventanas adecuadas.
Sobre las condiciones de temperatura del lugar de trabajo, el artículo 107 de la ley 9ª/79 establece: “Se prohíben métodos o condiciones de trabajo con sobrecarga o pérdida excesiva de calor que puedan causar efectos nocivos a la salud de los trabajadores”. Y el artículo 108 dispone: “En los lugares de trabajo donde existan condiciones o métodos que puedan afectar la salud de los trabajadores por frío o calor, deberán adoptarse todas las medidas necesarias para controlar y mantener los factores de intercambio calórico entre el ambiente y el organismo del trabajador, dentro de los límites que establezca la reglamentación de la presente ley”.
Muchas actividades industriales implican la exposición a un calor intenso contra el cual necesita protección el trabajador. Ejemplos típicos son la forja en caliente de grandes piezas o la atención de un horno para la producción de vidrio o acero. En el caso de obreros que intervienen en actividades similares, un recinto con aire acondicionado y provisto de ventanas apropiadas proporcionará protección y permitirá que se trabaje eficazmente. Si un operario necesita estar excepcionalmente cerca de una fuente de calor radiante, será indispensable que use equipo de protección personal. Se dispone ahora de trajes con aire acondicionado.
• Relacionados con el Ruido
Tanto los ruidos estridentes como los monótonos, fatigan al personal. Ruidos intermitentes o constantes tienden también a excitar emocionalmente a un trabajador, alterando su estado de ánimo y dificultando que realice un trabajo de precisión. Se ha demostrado experimentalmente que niveles de ruido irritantes aceleran el pulso, elevan la presión sanguínea y aun llegan a ocasionar irregularidades en el ritmo cardiaco.
Exposiciones Permisibles al Ruido
El control del nivel del ruido se puede lograr de tres maneras. La mejor y generalmente la más difícil, es reducir el nivel de ruido en su origen. Si el ruido no se puede controlar de su origen, entonces se debe investigar la posibilidad de aislar acústicamente el equipo responsable del ruido. El que proviene de una maquina se puede controlar encerrando toda o una gran parte de la instalación de trabajo en un recinto aislado. Si el ruido no se puede reducir de su origen y si la fuente de ruido no se puede aislar acústicamente, entonces podrá emplearse la absorción acústica con ventaja. El objeto de instalar materiales acústicos en las paredes, techos interiores y pisos es reducir la reverberación.
Otra opción es que el personal puede portar equipo de protección personal, aunque algunos reglamentos, aceptan esto solo como una medida temporal. El equipo de protección personal comprende diversos tipos de tapa oídos, algunos de los cuales son capaces de atenuar ruidos en todas las frecuencias hasta niveles de presión de sonido de 110 decibeles o mayores. También es posible emplear orejeras que atenúan ruidos hasta de 125 decibeles arriba de 600 Hz, y hasta 115 decibeles (dB) debajo de esta frecuencia.
• Relacionados con el Ambiente Visual
“En todos los lugares de trabajo habrá iluminación suficiente, en cantidad y calidad, para prevenir efectos nocivos en la salud de los trabajadores y para garantizar adecuadas condiciones de visibilidad y seguridad” (Art. 105, L. 9/1979)
La relación eficiente de casi toda labor o tarea, ya sea industrial, de oficina, de negocios, de servicios o profesional, depende en cierto grado de tener la visión adecuada. Un alumbrado eficaz es tan importante para el dentista que trabaja una pieza molar, como para el mecánico herramientista que pule el contorno de un molde para fabricar piezas de plástico.
Los criterios principales aplicables al ambiente visual son la cantidad de luz o iluminación, el contraste entre los alrededores inmediatos y la tarea específica a ejecutar. Algunas formas de obtener un buen alumbrado son las siguientes:
• Reducir el deslumbramiento instalando el número adecuado de fuentes de luz para la iluminación total requerida.
• Utilizar lámparas incandescentes con bulbos de material opalescente a fin de disminuir el deslumbramiento esparciendo la luz sobre una superficie mayor.
• Lograr una aproximación satisfactoria a la luz blanca para la mayor parte de los usos empleando focos o lámparas incandescentes, o bien unidades fluorescentes de luz blanca individuales.
• Eliminación de toda sombra proporcionando el nivel correcto de iluminación en todos los puntos de la estación de trabajo. En vista del costo de la energía se deben identificar bien las áreas con demasiada iluminación, así como las provistas de alumbrado insuficiente.
• Emplear el alumbrado más eficiente que proporcione la calidad y cantidad de luz deseada en el sitio de trabajo. Por ejemplo, las lámparas fluorescentes diseñadas para sustituir las de 50 Watts o 60 Watts incandescente dan un alumbrado equivalente muy eficaz con un consumo de energía 75% menor. Relacionados con la Ventilación adecuada
“En todos los lugares de trabajo deberán tener ventilación para garantizar el suministro de aire limpio y fresco, en forma permanente y en cantidad suficiente” (Art. 109, L. 9/1979)
La ventilación también desempeña un importante papel en el control de accidentes y de la fatiga de los trabajadores. Se ha comprobado que gases, vapores, humos, polvos y toda clase de olores causan fatigas que aminora la eficiencia física de un trabajador y suele originar tensiones mentales.
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