RECIBO Y DESPACHO

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
CUESTIONARIO DE REPASO

1. Sello De Radicación
Fecha: ______
Hora: _______
Serie documental: _______
Destinatario: ___________
Traslado A: _____________
Dependencia, Atendida

Se utiliza el sello de radicación cuando vamos a radicar el documento(a registrarlo en el sistema). Radicar es el procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas de asignación de un número único de radicación para su identificación dentro del sistema.

2. Datos Que Se Deben Registrar En La Planilla De Recibo De Correspondencia:

No de radicación: debemos colocar el número de radicación que le asignamos nosotros.
Fecha: se consigna la fecha en que radicamos el documento.

3. Datos De La Persona O Entidad Remitente

Nombre: Se registra el nombre de la entidad remitente.
Asunto: Se consigna el tema de la documentación recibida, como por ejemplo invitación a evento deportivo.
Radicado: Es el número de radicado que trae la comunicación.
Fecha: Es la fecha que trae la comunicación.
Anexos: Si la documentación trae documentación anexa en esta casilla debemos registrarla, un ejemplo es lista de aprendices.
Datos del destinatario
Dependencia: Se registra el número de la dependencia a que va dirigida la documentación.
Nombre del funcionario: Se registra el nombre del funcionario a quien va dirigida la documentación.
Tiempo de respuesta:

No radicación de respuesta
No radicado:
Fecha:

4. Documentos Que Se Deben Radicar:

Correspondencia externa
Correspondencia interna
Correspondencia confidencial de carácter institucional.

Toda la documentación se radica menos, folletos, revistas, publicaciones, paquetes., pero si se lleva un registro de control de ellos.

5. A que se le coloca número de referencia?

Se le coloca número de referencia a la solicitud de envío de Correspondencia. Solicitar el servicio de envío y entrega de documentos oficiales en una entidad, solicitados por las unidades administrativas en el desempeño de las actividades diarias.
El número de referencia es el número que se le dio al documento o documentos que se van a enviar.

6. Porque es importante la estructura organizacional de una empresa?

Es importante saber la estructura organizacional de la empresa porque nos da a conocer su estructura, nos muestra las dependencias que tienen, los diferentes cargos que tiene estructurada la empresa; en conclusión el organigrama de una empresa nos muestra en forma global la estructura de la misma.

Como instrumento de análisis: / Detectar fallas estructurales, ya que representa gráficamente las unidades y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeña la unidad en sí y’ Detecto fallo de control emisor la departe mentalización. A través de análisis periódicos de los organigramas actualizados se pueden detectar cuando el espacio de control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos recomendar la modificación de la estructura en sentido vertical u horizontal. Relación de dependencia confusa. A veces se crean unidades sin estudiar primero su ubicación y en el momento de actualizar los organigramas se descubren dobles líneas de mando.

7. Áreas que se distinguen en la oficina de archivo

Del Archivo de Trámite
Funciones del área de archivo de trámite.
El área de archivo de trámite tendrá las siguientes funciones:

Recibir los expedientes que contengan asuntos concluidos de uso cotidiano o de consulta frecuente y elaborar su portada;

Establecer la ordenación de los expedientes, con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística y respetando la integración de los mismos;

Elaborar inventarios documentales, para la instalación de los expedientes, preferentemente en archiveros;

Conservar los expedientes por el tiempo que establezca el Catálogo de Disposición Documental;

Realizar transferencias primarias al archivo de concentración, al concluir el plazo de conservación establecido para el archivo de trámite.

Del Archivo de Concentración

Funciones del área de archivo de concentración
El área de archivo de concentración tendrá las siguientes funciones:

Recibir de los archivos de trámite los documentos semiactivos y cotejar que el contenido de los inventarios documentales de transferencia primaria, coincida con los expedientes para su control y consulta;

Colocar preferentemente los expedientes en cajas de archivo e instalarlas en estantería para su manejo;

Conservar y seleccionar los expedientes por el tiempo que establezca el Catálogo de Disposición Documental; y

Elaborar los inventarios documentales de transferencia secundaria o para baja documental, de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental.

8. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

Funciones de la oficina de correspondencia

Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, el servicio de consulta y la conservación de los documentos, acordes con la misión, la visión, funciones y programas de la entidad, deben estar sujetos a las pautas y principios establecidos en la ley, normas internas y pautas fijadas por el archivo general de la nación de Colombia.

Recibir, radicar, registrar conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.

Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.

Proponer métodos, procedimientos e implementar el uso de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos en las unidades de correspondencia.

Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo requieren.

Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los trámites y solicitudes presentadas por los ciudadanos.

Radicar y tramitar las comunicaciones con rapidez e imparcialidad y respetando el derecho de turno.

Atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de correspondencia con el fin de entregar y radicar las comunicaciones o solicitar información sobre el trámite de su requerimiento.

9. Requisito fundamental del perfil del archivista

Alto nivel de responsabilidad, autonomía y toma de decisiones; orienta y supervisa a otros, realiza variedad de actividades en diferentes contextos, la mayoría complejas.
Responsable en la identificación de la estructura orgánico funcional, las unidades de información, fuentes documentales de la organización; en la realización de los procedimientos y procesos archivísticos.

El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así garantizar que este continúe siendo una evidencia confiable del pasado.

10. Pasos para el recibo y radicación de documentos
La unidad de correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios, ya sea por mensajería, fax, correo electrónico.
Determinar si el documento es competencia de la entidad, si el documento no es competencia de la entidad la unidad de correspondencia devuelve el documento al remitente, dejando constancia escrita.
Se procede a la clasificación de los documentos: documentos confidenciales, revistas, periódicos, etc. y documentos para radicar.
Se revisa que la documentación este completa, verificación y confrontación de folios, copias, anexos y firmas; si hacen falta, el documento deberá ser remitido sin radicar, a la oficina de su competencia. Se procede a la constancia de recibo por medio de sellos, reloj radicador.
Se procede a la radicación de los documentos, con la asignación de un número consecutivo a los documentos dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío.
Se procede a la impresión del rótulo de radicación, y se establece un registro impreso de planillas de radicación y control.
Sigue el registro de los documentos en la planilla, y se registran datos como: nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de las dependencias competentes, número de radicación, nombre del funcionario responsable de trámite, anexo y tiempo de respuesta.
Después se establecen controles de respuesta a través de la interrelación de datos recibidos y enviados. Se procede a la distribución de los documentos, en los casilleros y en mesas con divisiones, para ubicar los documentos.